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參加展會的流程和注意事項
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作者:尚合會展
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發(fā)布時間: 2019-07-30
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1、申請參展
選擇某個展覽后，與主辦單位取得聯(lián)系，對方會傳真或郵寄申請文件。給公司這些文件應包括展覽會介紹資料、參展申請表格、參展費用、有關服務、展館展位圖、參展人員手冊等。
2、填好參展表格、
回傳給展會主辦者、并得以確認之后，還要將全部或者部分展位費作為定金匯至主辦者，這樣，展位便得到最后的確定。
3、費用預算
參展費用包括展位費、展位裝飾裝修費、展品運輸費、機票火車長途車費、市內(nèi)交通費、食宿費、必要的設備租賃費、廣告宣傳費、資料印刷費、禮品制作費、會議室租賃費等。做參展經(jīng)費預算時，還要加上總費用的10%，作為不可預見費用的支出。
4、展臺位置
展臺的位置由主辦者全盤規(guī)劃，按照產(chǎn)品和服務的內(nèi)容、行業(yè)、地區(qū)等因素安排展臺的位置，
或者是以展位費的多少來區(qū)分位置的好壞。主辦者提供的展位圖上標出了哪些位置可供選擇?？傊?，越早將參展申請表格遞交給展會主辦者，越容易得到好的位置。
（1）標準展臺
除國內(nèi)某些大型商品定貨會仍采用面積較小的展位外，通常展覽會的展位面積為9平方米（3米×3米），成為標準展臺。展會主辦負責標準展臺的搭建并提供展示所需要的基本設施，包括三面展墻，二個能固定在展墻上的射燈，一個展桌（長1米，寬50厘米，高80厘米），二把椅子，220V5A三項電源插座一個，以及刻寫楣板文字即貴公司的名稱。無特殊要求，楣板文字是單位名稱。展覽會的標準展位中，有一種特殊的位置--位于每行展位的頂端，是最多只有兩面展墻的展位，它有兩個邊甚至三個邊可以面對觀眾行走的通道，能更多接觸到參觀者。因此，如果越早申請參展，越有機會向展會主辦者尋求該種展位。
（2）特殊裝修
超過四個或者四個以上的標準展位的面積時，可以只預定光地面積，而自行策劃、特殊裝修。特殊裝修可以根據(jù)公司產(chǎn)品特點、技術特點、市場定位、展覽期間的活動安排，做出別出心裁的獨特裝修。
展會提供標準展位的搭建，展墻、桌椅都采用的防火材料，在做特殊裝修時要特別注意，如果用的是木結構的展架和裝飾物，應涂上防火材料。
5、注意事項
家俱：大多數(shù)參展商會有這樣的感受，就是一個資料桌不夠用。展會組織者、展覽場館以及展覽服務公司，可以提供桌、椅、柜子、沙發(fā)等家俱的臨時租用服務。水、電、煤氣。如果在展覽中要有大的用電量、使用上下水、煤氣、天然氣等，一定要在參展申請表格中加以說明、特別強調(diào)，在收取一定的費用后，展會主辦者會安排、并可以提供這些服務。
物品保管：展覽期間，展會組織者對展會提供安全保障，展覽館出入口設有保安，大件展品的出入館都要登記。但目前我國展館尚缺少貴重物品保險柜租用存放服務。展覽期間人來人往，難免零亂，所以小件展品和貴重物品等應自己妥善保管。如果是特裝修的展位，不要忽略了貯藏室的設計和搭建。貯藏室可以放置公司禮品、文件、和工作人員的衣服、隨身物品等。標準展位的參展工作人員則應隨身攜帶公文箱包，用于攜帶和臨時存放小件物品、錢財?shù)取?/span>
包裝箱的存放：
展覽開始之前，主辦者和展覽館管理者、展覽運輸服務公司會收走包裝紙箱、包裝木箱和材料，或者指定統(tǒng)一存放的倉庫，這是為展位整潔的需要，同時也是防火安全的要求。通常，展覽結束撤館時，包裝材料會退還或自行領走。
展品的運輸：
展會主辦者會在參展細則里提供展品運輸?shù)奶嶝涁撠熑说男彰褪肇浀刂罚梢园创?，將展品提前運往展覽所在地。另一便捷的方式是委托運輸代理，運輸代理提供門到展位到門的服務。
布展和撤展
展會組織者通常會給布展留出足夠的時間，展會的布展時間為３天以上，并且可以在正常工作時間之外加班施工。在展會最后一天，觀眾清場以后即可以開始撤展。
清潔服務
展會免費提供參觀者通道和其他公共場地的清潔衛(wèi)生，但展位內(nèi)的清潔通常由參展單位自行負責
6、參展細節(jié)
參展證：參展人員報到時，展會主辦者會提供參展工作證，一般一個標準展位提供2-3個工作證。工作證也是通行證，在整個布展、展覽和撤展期間有效。
入場券：展會主辦者視展位面積的多少分配給每個參展單位一定數(shù)量的展覽入場券甚至開幕式請柬，這給公司提供了聯(lián)系客戶和關系單位的機會，可以列出名單，將入場券和名片一起寄給這些嘉賓，邀請他們前來參觀和見面。
會刊：每個展覽會都要出版一期展覽會會刊或參展商名錄，可免費列入每個參展單位的名稱、地址、電話、聯(lián)系人、甚至產(chǎn)品介紹，這是展覽會的重要一環(huán)而不可忽視，它是展覽會的延續(xù)。那些在展覽會上沒有看到公司的參觀人員，那些沒有來參觀該展覽會的人們，都可以在會刊中找到公司的名字。如果有足夠的展覽和宣傳經(jīng)費，在會刊上刊登廣告，其效果當然更加明顯。
場地廣告： 除會刊宣傳外，展會主辦者和展覽館還提供室內(nèi)室外的場地廣告，包括條幅、橫幅、旗幟、氣球等。對展覽館場地熟悉、有經(jīng)驗的參展單位的展覽策劃者會最早占領有利的位置。
技術講座：部分展覽會還同期舉辦技術講座和研討會，除展會特別要請的專題報告講座外，參展商也可以要求在期間舉辦一場或者多場講座。這是向各界來訪者推薦新產(chǎn)品和新服務的一種很好的形式，這些有備而來的參加者，非普通聽眾，而是專業(yè)人士，這是公司發(fā)展的良好機會。通常，在交納規(guī)定的費用后，展會主辦者提供會議室和基本的會議設備。特殊的會議設備，可以預先甚至臨時租用。
舉辦活動及租用會議設備： 為了吸引觀眾，參展商可以在展位內(nèi)舉辦小型活動，如小型產(chǎn)品講座，技術講座，有獎活動，發(fā)送小紀念品，甚至新穎的文藝演出?？傊?，應在有限的時間、場地和經(jīng)費預算內(nèi)達到最好的宣傳效果。這些活動所需要的設備，包括上述會議、技術講座所需要的設備，如聲像設備的大屏幕電視、電視墻、音響、舞臺燈光、電視、錄像機、VCD、DVD等。
參展人員的選用：選用了合適的參展人員，便能得到更佳的參展效果、更好的銷售業(yè)績。參展人員應具備以下基本條件：對公司的產(chǎn)品和技術有較深入的專業(yè)知識；對產(chǎn)品的性能、材質(zhì)、價格有較全面的了解；自信、適應能力強；性格外向，易于與各種人交談；有參展經(jīng)驗；身體健康，樂于出差。
著裝： 除日用消費品、食品的展銷活動、娛樂性展示活動和產(chǎn)品促銷活動的需要外，展覽會期間應穿著正式服裝。首先，在展位里參會人員是公司的發(fā)言人，代表的是公司的形象，另一方面也是對參觀者的尊重。如果能配合展臺的搭建和公司顏色統(tǒng)一著裝，則效果會不同凡響。
食宿：如果對展覽所在的城市不熟悉，可以住宿在展會推薦的招待所、賓館和飯店。展會組織者推薦的住所通常是距離展館較近，來往展館交通方便并且價格適中。通常情況，展會會安排展覽期間的午餐供應。
展覽資料的準備： 參加展覽會之前要準備足夠的宣傳資料，包括名片、產(chǎn)品介紹、公司介紹、產(chǎn)品價格清單，其使用量往往會超過預料，所以要做好充分的準備工作。會后的聯(lián)系
展會期間，參觀者只是對公司有了粗淺的認識，真正的生意往往會來自于會后。展覽會雖結束，生意則剛剛開始。所以切記兩點：
第一點，展會期間的客戶訪談記錄，這是第一筆財富；
第二點，會后資料的整理：客戶跟蹤聯(lián)系。